Bilgilendirme Politikası
Amaç
Dernek, Kurumsal Yönetim İlkeleri doğrultusunda üyeleri ve çalışanları başta olmak üzere tüm kamuoyunu doğru olarak bilgilenmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir.
Bilgilendirme politikasında amaç:
Üyeler ve iş birliği yapılan kuruluşlar tarafından sunulan kaynakların misyon doğrultusunda, fayda yaratmak amacıyla kullanıldığının teminatını oluşturmak.
Yetki ve sorumluluk
Derneğin kamunun aydınlatılması, bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulunun yetki ve sorumluluğundadır.
KAMUOYUNU AYDINLATMA YÖNTEM VE ARAÇLARI
Bilgilendirmeler; mali tablo ve raporlar, yıllık faaliyet raporları, internet sitesi, basın bültenleri, e-bülten, süreli yayınlar, sosyal medya gibi bilgilendirme araçları ile yapılır. Dernek tarafından kullanılan başlıca kamuoyunu aydınlatma yöntem ve araçları aşağıda belirtilmiştir:
• Dernek faaliyetlerini resmi internet sitesi üzerinden tüm kamuoyuyla paylaşır. Dernek, güncel duyuruların yanı sıra denetlenmiş mali durum raporlarını internet sitesinde yayınlar.
• Yılda dört kez “Kurumsal Yönetim Dergisi” yayımlanır ve kamuoyu önderlerine ulaştırılır.
• Yılda iki kez akademik araştırmaları faydaya sunmak amacıyla Akademik Araştırma Bülteni hazırlanır ve dağıtılır.
• Her iki yılda bir mart ayı içinde yapılan Olağan Seçimli ve Mali Genel Kurul ile her yıl mart ayında yapılan Olağan Mali Genel Kurul Toplantısından iki hafta önce denetçi raporlarını içeren yıllık faaliyet raporu genel kurul üyelerinin e-posta adreslerine ulaştırılır ve yıllık faaliyet raporları internet sitesi üzerinden kamuoyunun bilgisine sunulur.
• Sosyal medya bilgilendirme amacıyla kullanılır ve bu amaçla
Facebook (https://www.facebook.com/KurumsalYonetim)
Twitter (https://twitter.com/TKYD_dernek)
Youtube (https://youtube.com/TKYDdernek)
Linkedin (https://www.linkedin.com/company/t%C3%BCrkiye-kurumsal-y%C3%B6netim-derne%C4%9Fi/)
sosyal medya hesapları yönetilir.
• Dernek ile ilgili önemli gelişmeler Yönetim Kurulu Başkanı ve Dernek Genel Sekreteri tarafından kamuoyu bilgisine sunulur.
• Derneğe yapılan yazılı başvurular öncelikle evrak kabul bölümünde numaralandırılarak teslim alınır, ilgili birim yöneticisiyle paylaşılır ve yazılı olarak evrak numarası belirtilerek cevap verilir.
• info@tkyd.org adresi üzerinden yöneltilen soru veya bilgiler iletişim birimi tarafından gerekli birimlerle paylaşılır ve yazılı olarak kişilere geri dönüş yapılır.
• Dernek, üyeleri ile ilgili bilgileri üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz.
• Adli makamlarca Dernek üyeleri ile ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir.
• Dernek, kurumsal üyelerini çalışmaları yıllık bazda hazırladığı raporlar ile bilgilendirir.
• Derneği geleceğe daha güçlü taşımak adına görüşlerinden fayda sağlanan Danışma Kurulu, yılda bir kez toplanır.
• Genel Kurul toplantıları dileyen üyelerin rahatça söz alabildikleri, izleyicilerin de kabul edildiği açık ve katılımcı bir ortamda yapılır.
• Yeni personel alımları internet üzerinden duyurulur.
Diğer Medya
Dernek iletişim çalışmaları yönetim kurulu üyelerinden müteşekkir Yayın ve İletişim Kurulu tarafından yönlendirilir. Duyurulması gerekli görülen gelişmelerle ilgili yazılı ve görsel medyaya kontrollü haber akışı sağlanarak, kamuoyu detaylı biçimde bilgilendirilir. Yaşanan gelişmelerin içeriğine bağlı olarak, bu bilgilendirme basın toplantısı yoluyla da yapılabilir. Basın tarafından, yaşanan çeşitli gelişmeler ve genel akışla ilgili olarak gelen sorular ya da bilgi talepleri ise yazılı olarak değerlendirmeye alınır ve mutlaka olumlu ya da olumsuz yanıt verilir.
Kurumsal yönetim anlayışının benimsenmesi amacıyla Dernek aktif bir medya stratejisi izler. İstanbul merkezli basın toplantıları ve medya grubu ziyaretleri ile gündem konusunda bilgi aktarılırken, Anadolu illerinde düzenlenen toplantılarda lokal medya mensupları bilgi ve kaynak sunulur.
Basın yayın organlarında çıkan haberler karşısında izlenecek prosedür
Dernek yurt içinde anlaştığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel yayın yapan önemli basın organlarında Dernek ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapar. Bu kapsamda yayınlanan haberler Yayın ve İletişim Kurulu tarafından, Yönetim Kurulu üyeleri ve kurum yöneticileri ile paylaşılır.
Asılsız haber ve dedikodular
Dernek, ilke olarak söylentiler ve spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirmez. Ancak kurumsal itibarın zarar görme ihtimali doğrultusunda veya yönetim bir cevap verilmesinin gerekli ve daha uygun olduğuna karar verdiği takdirde bu tür asılsız haberler için açıklama yapılır.
Açıklanması ertelenen bilgilerle ilgili haberler
Dernek çıkarlarının korunması amacıyla açıklanması ertelenen bir bilgi konusunda, bilginin gizliliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirlerin alınmasına rağmen, basında çıkması halinde ilke olarak sessiz kalınır. Ancak, Dernek üyelerinin çıkarlarının korunması gerekiyorsa, söz konusu haberler için açıklama yapılabilir. Açıklamada, erteleme süresince süreç hakkında bilgi verilemeyeceği, gelişmeler netleşince kamuya açıklama yapılacağı ifade edilebilir.